Menulis bukan sekadar bakat seni. Bagi para profesional public relations (PR), menulis adalah keterampilan krusial yang dapat membawa perbedaan besar, baik bagi diri sendiri maupun bagi brand atau merek yang mereka wakili. Menulis PR memiliki karakteristik tersendiri yang melampaui sekadar menyusun siaran pers atau merancang media pitch yang sempurna.

Para profesional PR dengan keterampilan menulis yang kuat mampu “menyulap” pesan merek yang rumit menjadi narasi memikat yang beresonansi dengan beragam audiens, membangun kepercayaan dan kredibilitas melalui komunikasi yang konsisten, serta membentuk persepsi publik melalui key messaages atau pesan-pesan kunci yang selaras dengan suara dan nilai merek. Dengan pendekatan yang tepat, menulis PR dapat membantu tim menavigasi krisis melalui bahasa yang presisi untuk memitigasi risiko, sehingga mereka mampu bangkit lebih kuat dari sebelumnya dan mempertahankan relasi.

Konten yang Anda tulis untuk strategi PR ibarat pedang bermata dua. Mari pastikan Anda mengasah sisi yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan mengupas tips-tips utama menulis PR agar Anda dapat mengembangkan konten yang memikat, autentik, dan konsisten untuk jenama Anda.

1. Kuasai Seni Bercerita

Sebuah tulisan seharusnya menceritakan sebuah kisah. Sekilas tampak berbeda, tetapi Alice’s Adventures in Wonderland karya Lewis Carroll dan sebuah siaran pers sebenarnya memiliki satu kesamaan: keduanya menceritakan sebuah cerita. Maka, ketika membahas menulis PR, pertanyaannya adalah: Cerita apa yang Anda sampaikan tentang merek Anda? Dan bagaimana cara melakukannya?

Identifikasi narasi inti. Tulislah dengan mempertimbangkan target audiens Anda dan mulailah membangun narasi yang akan beresonansi dengan mereka. Luangkan waktu untuk mengenal persona spesifik merek Anda.

Jadilah spesifik. Anda mungkin tergoda menggunakan konsep abstrak, terminologi produk, jargon kantor, atau singkatan yang hanya dimengerti tim Anda. Hindarilah hal-hal tersebut karena dapat membingungkan audiens. Sebaliknya, gunakan contoh konkret dan detail yang spesifik.

Bangun koneksi emosional. Relatabilitas sangat berharga, jadi gunakan tantangan atau pengalaman yang relevan untuk mengilustrasikan topik yang rumit. Pilihlah bahasa yang mampu menggerakkan emosi dengan cermat; namun, jangan terjebak menjadi terlalu sentimentil. Anda juga dapat merujuk pada kisah dan studi kasus autentik untuk menyoroti dampak nyata. Merancang konten yang membangun koneksi emosional memang membutuhkan usaha, tetapi imbalannya adalah kepercayaan audiens Anda.

Gunakan data untuk memperkuat argumen. Anda tidak bisa membangun cerita semata-mata dari koneksi emosional, jadi sertakan poin data yang relevan untuk mendukung narasi tanpa membuatnya berlebihan. Semuanya tentang keseimbangan.

2. Kenali Audiens Anda

Menulis PR yang efektif menuntut pemahaman mendalam terhadap audiens Anda.

Riset audiens Anda. Pelajari tingkat pengetahuan dan tahap kesadaran mereka, lalu bangun konten Anda sesuai temuan tersebut. Periksa analitik media sosial, data keterlibatan, dan pelajarilah komunitas tempat audiens Anda aktif.

Sesuaikan nada bicara. Bergantung pada audiens, sesuaikan bahasa, nada, dan detail teknis Anda. Anda mungkin perlu menyesuaikan tingkat formalitas dengan senioritas mereka—email untuk penerima Gen Z yang berada di awal karier bisa jadi membutuhkan pendekatan berbeda dibandingkan dengan email untuk pengambil keputusan bisnis dari kalangan milenial.

Bersikap peka. Pastikan Anda meneliti konteks budaya dan kebiasaan bisnis di berbagai wilayah. Perhatikan bahwa idiom, metafora, atau contoh tertentu mungkin tidak dapat diterjemahkan dengan baik dan dapat disalahartikan. Pilih gaya komunikasi yang paling tepat untuk setiap budaya (langsung vs. tidak langsung).

Optimalkan konten. Platform yang berbeda menuntut panjang dan format konten yang berbeda pula. Sesuaikan gaya penulisan Anda dengan konvensi platform dan pelajari praktik terbaik untuk masing-masingnya. Misalnya, pertimbangkan panjang karakter optimal saat menulis subjek email atau jumlah kata yang disarankan untuk unggahan media sosial.

3. Bangun Konsistensi

Konsistensi adalah kunci dalam banyak konteks, termasuk dalam menulis PR. Mengembangkan suara merek yang kuat dan mempertahankannya akan membangun pengakuan dan kepercayaan.

Ikuti panduan merek. Gunakan panduan ini untuk membantu Anda menentukan nada, kepribadian, serta pilihan kata atau frasa spesifik yang selaras dengan merek Anda. Ikuti preferensi tanda baca, format, dan gaya (AP, APA, MLA, dan lainnya). Untuk jenis konten yang sering digunakan, Anda dapat membuat templat untuk menghemat waktu dalam alur kerja.

Tetap konsisten, tetapi beradaptasi. Pertahankan konsistensi di seluruh komunikasi, tetapi sesuaikan pesan Anda untuk saluran yang berbeda. Anda tetap dapat mempertahankan suara inti merek sambil menghormati norma tiap platform, dari media sosial dan email hingga cetak dan situs web.

Temukan keseimbangan. Usahakan keseimbangan antara profesionalisme dengan autentisitas dan keterjangkauan. Ada kalanya Anda bisa menggunakan humor atau bahasa santai—misalnya, pesan April Fools’ Day bisa bernada lebih jenaka dibandingkan kampanye Pride Month.

Jangan takut berubah. Tinjau konten Anda secara berkala untuk memastikan suara Anda berkembang seiring merek. Anda dapat melacak efektivitasnya melalui metrik performa konten atau mengumpulkan umpan balik dari keterlibatan dan respons audiens. Tren industri dan standar komunikasi dapat bergeser, dan konten Anda harus mencerminkannya—jangan terjebak di tempat.

4. Sempurnakan Proses Penyuntingan

Sebagus apa pun cerita Anda, cara Anda menyampaikannya tetaplah penting. Kesalahan tata bahasa kecil dapat seketika menggugurkan energi yang telah Anda curahkan ke dalam sebuah konten.

Menulis dengan bebas. Draf pertama Anda bukanlah draf terakhir. Jangan takut membiarkan kreativitas dan pengembangan ide mengalir bebas. Tulisan tidak akan sempurna sejak awal, dan memang seharusnya begitu. Anda tidak boleh mengganggu alur berpikir dengan penyuntingan dini. Setelah draf pertama selesai, beristirahatlah sejenak, lalu kembalilah dengan pandangan segar dan perspektif yang lebih objektif. Dari sini, semuanya hanya bisa membaik.

Ikuti pendekatan penyuntingan terstruktur. Saat meninjau ulang karya Anda, fokuslah pada aspek yang berbeda setiap kali. Anda bisa mulai dengan meninjau struktur dan memeriksa apakah narasi terbangun secara logis. Kemudian, fokus pada kejelasan, disusul nada, dan terakhir pemeriksaan tata bahasa.

Manfaatkan alat yang tersedia. AI kini menjadi bagian dari keseharian kita dan dapat membantu mempercepat tugas, termasuk pengembangan dan pembuatan konten atau tata bahasa. Anda dapat memanfaatkan alat seperti Grammarly, Hemingway Editor, atau Microsoft Editor untuk mengoreksi dan memeriksa tata bahasa. Maksimalkan potensi AI generatif dengan mencoba alat seperti Gemini, Claude, atau ChatGPT. Belum yakin cara memanfaatkannya secara optimal? Manfaatkan prompt pemula untuk berbagai aspek kunci peran Anda.

Minta umpan balik. Bangun jaringan umpan balik dengan anggota tim yang berbeda yang dapat menawarkan perspektif beragam: subject matter experts atau manajer produk dapat memverifikasi akurasi teknis, sementara eksekutif kreatif dapat menelaah potensi keterlibatan. Saat meminta umpan balik, pastikan Anda jelas mengenai aspek konten mana yang ingin ditinjau. Jangan pernah menganggap ketidaksetujuan yang membangun sebagai hal pribadi—jadikanlah itu sebagai peluang untuk mempertajam pesan Anda.

5. Teruslah Berkembang

Menulis PR bukanlah keterampilan yang cukup dipelajari sekali lalu bisa dianggap enteng. Menulis yang unggul menuntut usaha dan pengembangan yang berkelanjutan.

Membaca, banyak-banyak. Jadikan membaca sebagai prioritas harian, bahkan melampaui materi PR dan pemasaran. Perhatikan bagaimana penulis yang berbeda menyusun argumen, menarik perhatian, dan membangun koneksi emosional. Bacalah konten dari industri Anda (dan industri yang berdekatan) untuk memperluas kosakata dan tidak tertinggal dalam hal terminologi.

Cari inspirasi. Pelajari kampanye PR yang sukses dan beri perhatian khusus pada tulisannya. Analisis strategi komunikasi mereka dengan menelaah siaran pers, konten thought leadership, unggahan media sosial, komunikasi eksekutif, dan respons krisis. Identifikasi teknik menulis spesifik apa yang membuat kampanye tersebut efektif: Apakah penggunaan datanya? Elemen storytelling-nya? Daya tarik emosionalnya?

Berkoneksi. Bagi profesional PR, relasi media sangatlah penting; namun, Anda juga perlu berinvestasi dalam membangun hubungan dengan rekan sejawat di industri. Bersikaplah proaktif dan terhubunglah dengan profesional PR lainnya—berdasarkan pengalaman mereka, mereka mungkin membawa perspektif berbeda yang dapat membantu Anda berkembang dan mengembangkan pemahaman yang lebih bernuansa tentang komunikasi efektif.

Ikuti perkembangan zaman. Pantau tren industri dan praktik terbaik. Anda dapat memantau lanskap PR dan komunikasi melalui laporan industri; berlanggananlah buletin industri dan hadiri webinar yang berfokus pada tren komunikasi. Jangan abaikan teknologi yang sedang berkembang atau perubahan dalam konsumsi media serta bagaimana hal-hal tersebut memengaruhi gaya dan format penulisan PR.

Jadi, keterampilan menulis PR yang kuat tidak diperoleh dalam semalam. Namun, fakta bahwa Anda membaca artikel ini berarti Anda terbuka untuk berkembang dan berevolusi. Gunakan tips menulis PR dari SEQARA Communications ini untuk menemukan kekuatan yang dapat dibawanya, memungkinkan Anda memengaruhi persepsi, membangun relasi, dan mendorong tujuan merek Anda.

Penulis: Adit