Salah satu tugas utama seorang praktisi Public Relations (PR) atau agensi PR seperti SEQARA Communications adalah membuat press release yang tidak hanya informatif, tetapi juga menarik perhatian media. Langkah pertama dan terpenting adalah membuat headline yang kuat. Headline atau judul memberi kesan pertama, sehingga harus dibuat singkat dan jelas. Judul juga harus mampu menggambarkan inti cerita dengan cara yang membuat editor atau jurnalis penasaran dan ingin membaca lebih lanjut. Headline yang baik adalah kunci agar siaran pers Anda tidak langsung terhapus atau masuk ke folder spam.

Setelah headline berhasil menarik perhatian, struktur isi sangat menentukan apakah berita akan dibaca tuntas. Di sinilah prinsip piramida terbalik berperan. Letakkan semua informasi paling penting di paragraf pertama. Asumsikan pembaca hanya punya waktu 30 detik. Paragraf awal harus sudah menjawab inti berita, sehingga jika hanya bagian itu yang dibaca, pesan utama tetap tersampaikan. Informasi pendukung dan detail bisa mengikuti di paragraf selanjutnya.

Agar informasi pokok itu lengkap dan mudah dipahami, gunakan panduan klasik 5W & 1H. Pastikan paragraf pertama atau kedua sudah menjawab What (Apa yang terjadi), Who (Siapa yang terlibat), When (Kapan), Where (Di mana), Why (Mengapa ini penting), dan How (Bagaimana caranya). Kerangka ini memastikan siaran pers Anda padat informasi dan menjawab semua pertanyaan dasar yang akan diajukan jurnalis, sehingga memudahkan mereka untuk menulis ulang menjadi berita.

Sebuah press release yang profesional juga harus mencantumkan profil perusahaan atau organisasi secara singkat. Biasanya, bagian ini diletakkan di akhir, sebelum informasi kontak. Profil singkat ini membantu media yang belum terlalu familiar dengan klien atau perusahaan Anda untuk memahami konteksnya. Tulis dengan ringkas, fokus pada bidang usaha, visi, atau pencapaian utama yang relevan.

Terakhir, dan ini sering terlupakan, cantumkan informasi kontak media dengan sangat jelas. Sertakan nama lengkap orang yang bisa dihubungi, jabatannya, nomor telepon, dan alamat e-mail. Informasi ini adalah jembatan antara siaran pers Anda dengan pemberitaan yang dihasilkan. Ketika seorang jurnalis tertarik atau membutuhkan konfirmasi lebih lanjut, mereka harus bisa dengan mudah menemukan orang yang tepat untuk diwawancarai. Tanpa ini, peluang untuk dapat liputan yang mendalam bisa hilang.

Penulis: Aryo Meidianto