Komunikasi menjadi kunci utama meraih kesuksesan organisasi atau perusahaan. Kata komunikasi atau talimarga adalah suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi juga tidak hanya sebatas hubungan percakapan antara atasan dan bawahan, namun mencakup komunikasi eksternal seperti masyarakat luas. 

Tetapi, adakalanya dalam sebuah organisasi mengalami dinamika yang menyebabkan komunikasi internal dan eksternal terasa sulit. Hal ini tentu menghambat pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Namun demikian, organisasi atau perusahaan tidak perlu khawatir apabila terjadi hal semacam ini karena kesulitan dapat diatasi dengan melakukan audit komunikasi secara menyeluruh.

Apa itu audit komunikasi?

Tujuan utama komunikasi adalah menciptakan kesepahaman antara si pengirim pesan dengan si penerima pesan. Jadi komunikasi bisa disebut efektif apabila pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima. Nah, jika demikian maka komunikasi perlu dilakukan audit guna memastikan tujuannya tercapai.

Lantas apa itu audit komunikasi? 

Menurut Ramansyah (2018), audit komunikasi organisasi adalah analisis kompleks terhadap komunikasi dari organisasi internal dan eksternal. Hal ini bertujuan untuk mengenali kebutuhan komunikasi, kebijakan, dan praktiknya sebagai data informasi manajemen yang berdampak pada penyusunan keputusan ekonomi tentang tujuan komunikasi organisasi di masa depan. 

Di samping itu, audit komunikasi memiliki manfaat lain, yaitu:

• Mengetahui dan mengevaluasi program komunikasi yang sedang berjalan
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses komunikasi 
• Memperbaiki kualitas hubungan komunikasi dengan stakeholder
• Meningkatkan kepuasan audiens perusahaan
• Meningkatkan reputasi perusahaan dengan adanya perbaikan komunikasi
• Meningkatkan kinerja bisnis sehingga produktivitas turut naik.

Kapan perlu melakukan audit komunikasi?

Idealnya, perusahaan perlu rutin melakukan audit komunikasi. Misalnya satu tahun sekali. Namun, beberapa kondisi yang menunjukkan bahwa perusahaan perlu segera melakukan audit komunikasi, antara lain:

• Ketika perusahaan mengalami penurunan kinerja akibat masalah komunikasi
• Ketika perusahaan mengalami perubahan seperti merger atau menghadapi krisis
• Ketika perusahaan ingin mencapai tujuan baru dengan efektif seperti memperluas market baru

Siapa yang dapat melakukan audit komunikasi?

Audit komunikasi dapat dilakukan oleh tim internal perusahaan seperti divisi Corporate Communications atau oleh konsultan eksternal. Pemilihan pihak yang tepat akan menentukan kesuksesan audit komunikasi itu sendiri. Perusahaan dapat memilih pihak ketiga dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut:

• Ukuran dan kompleksitas organisasi

Organisasi besar seperti perusahaan ternama tentu memiliki banyak pemangku kepentingan sehingga komunikasi yang dilakukan lebih kompleks dibandingkan organisasi kecil. Oleh karena itu, konsultan eksternal dapat menjadi pilihan tepat untuk membantu audit komunikasi sebuah perusahaan.

• Kebutuhan perusahaan

Tim internal biasanya mengenal perusahaan dengan baik dan cenderung akan menutupi kekurangan yang ada. Akan tetapi, jika menggunakan  pihak luar seperti konsultan eksternal maka dapat menghasilkan penilaian serta rekomendasi yang lebih objektif.

Seringkali, audit komunikasi yang sejatinya merupakan kegiatan penting justru dilupakan oleh perusahaan. Padahal audit komunikasi memegang peranan penting layaknya audit laporan keuangan, compliance  (kepatuhan), atau audit operasional. Audit komunikasi juga mampu membantu organisasi menjalankan kegiatan komunikasi yang lebih efektif. Komunikasi efektif akan mengoptimalkan kinerja sehingga organisasi lebih cepat mencapai tujuan. Oleh karena itu, audit komunikasi menjadi salah satu bentuk investasi jangka panjang bagi perusahaan.

Lalu caranya bagaimana untuk melakukan audit komunikasi? Ada beberapa metode yang bisa dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk melakukan audit komunikasi, antara lain melakukan observasi, analisis dan evaluasi melalui data sekunder, atau melalui Focus Discussion Group (FGD) atau wawancara dan survei.

SEQARA Communications, sebagai konsultan komunikasi di Jakarta dan berpengalaman dalam melakukan riset komunikasi,  yang mampu untuk membantu permasalahan komunikasi organisasi Anda, termasuk untuk melakukan audit komunikasi. Dimulai dari mengidentifikasi permasalahan komunikasi  hingga menghasilkan rekomendasi yang tepat. Silakan menghubungi SEQARA Communications via email di info@seqara.id atau follow Instagram (IG) @seqaracommunications.

Reference:

Prindonesia.co. 12 Oktober 2021. Kapan Perlu Audit Komunikasi. Diakses 24 Maret 2024, dari https://www.prindonesia.co/detail/2448/Kapan-Perlu-Audit-KomunikasiRamansyah. (2018). Adit Komunikasi dan Efektifitas Organisasi (Studi pada Humas Pemerintah Kota Binjai). (Skripsi Sarjana, Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara). http://repository.umsu.ac.id/bitstream/handle/123456789/772/Audit%20Komunikasi%20Dan%20Efektifitas%20Organisasi%20(%20Studi%20Pada%20Humas%20Pemerintah%20Kota%20Binjai.pdf;jsessionid=4ECBF3576BD4894667EF71095167294F?sequence=1

Penulis: Padma