Istilah-istilah kunci dalam public relations (PR) mencakup elemen-elemen dasar seperti siaran pers, earned media, dan media kit untuk komunikasi dan penjangkauan. Layaknya industri lainnya, PR memiliki jargonnya sendiri yang mungkin agak membingungkan. Nah, SEQARA Communications merangkum terminologi dasar panduan ini untuk memberi Anda wawasan tentang semua definisi PR yang rumit tersebut.

Baik Anda baru mengenal bidang ini atau hanya perlu penyegaran, daftar terminologi ini akan membantu Anda memahami istilah dan konsep kunci yang digunakan dalam PR. Mulai dari embargo dan eksklusif hingga opini, fungsi-fungsi penting meliputi manajemen krisis dan manajemen reputasi untuk melindungi citra publik suatu organisasi. Istilah-istilah umum lainnya adalah boilerplate, byline, influencer, dan pitching, yang semuanya merupakan bagian dari pekerjaan sehari-hari para profesional PR. Jadi tanpa berpanjang lebar, mari kita selami dan pahami dunia PR bersama!

Dasar-Dasar

• Public Relations (PR): Praktik strategis membangun hubungan, memanfaatkan keahlian, dan menyampaikan berita, peristiwa, atau ide yang layak diberitakan kepada jurnalis untuk mendapatkan liputan pers yang positif dan meningkatkan persepsi publik terhadap klien atau organisasi.
• Media Relations: Pengelolaan hubungan dan komunikasi dengan jurnalis, editor, dan media untuk mendapatkan liputan positif dan mengelola potensi publisitas negatif.
• Key Messaging atau Pesan Utama: Poin-poin inti atau pernyataan yang ingin dikomunikasikan organisasi kepada audiens targetnya, menyampaikan proposisi nilai, pembeda utama, atau posisi kuncinya terhadap isu-isu tertentu.
• Media Pitching: Praktik menjangkau jurnalis, editor, atau influencer dengan menawarkan ide cerita atau proposal konten yang menarik guna mendapatkan liputan atau minat media, dengan mengingat bahwa liputan tersebut tidak dijamin akan tayang dalam bentuk berita karena bergantung pada kebijaksanaan dan prioritas editorial jurnalis.
• Media Monitoring: Pelacakan dan analisis sistematis liputan media dan penyebutan suatu organisasi atau topik utamanya, menggunakan alat dan teknik untuk mengumpulkan data dan wawasan untuk evaluasi dan pengambilan keputusan strategis.
• Thought Leadership atau Kepemimpinan Pemikiran: Strategi PR yang memposisikan individu atau organisasi sebagai pakar dan suara otoritatif dalam industri atau bidangnya dengan menciptakan dan menyebarluaskan konten yang berharga dan berwawasan.
• Announcement atau Pengumuman: Deklarasi formal tentang informasi, berita, atau peristiwa penting yang harus dikomunikasikan kepada publik untuk pertama kalinya tanpa diumumkan sebelumnya.
• Standby Statement, atau sering juga disebut holding statement, adalah pernyataan resmi awal yang dibuat perusahaan saat krisis untuk merespons isu yang sedang terjadi secara cepat. 
• Newsjacking dalam PR: Praktik strategis memanfaatkan berita terkini atau topik yang sedang tren untuk menghasilkan liputan media dan perhatian publik dengan menyediakan wawasan atau konten yang tepat waktu dan relevan.
• Spokeperson/speaker: Juru bicara, juga dikenal sebagai pembicara, adalah perwakilan resmi suatu organisasi yang berkomunikasi dengan media dan publik atas nama organisasi tersebut. Juru bicara bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan-pesan utama dan menjawab pertanyaan media.
• Crisis Communication: Strategi yang melibatkan pembagian informasi secara strategis dan cepat selama peristiwa tak terduga untuk melindungi reputasi, operasional, dan persepsi publik dengan mengelola pesan secara efektif kepada stakeholders atau para pemangku kepentingan, media, dan publik.

Materi

• PR Strategy: Rencana komprehensif yang disusun oleh tim humas untuk mencapai tujuan dan sasaran spesifik. Rencana ini menguraikan target audiens, pesan-pesan utama, saluran komunikasi, taktik, dan metode evaluasi untuk memandu kegiatan humas dan memastikan komunikasi yang konsisten dan efektif.
• Press Release atau Siaran Pers: Kadang juga disebut Media Release yaitu pernyataan atau pengumuman tertulis yang disebarkan kepada media untuk berbagi informasi yang bernilai berita tentang suatu organisasi, produk, atau acara dengan tujuan menghasilkan liputan media.
• Boilerplate: Dalam humas, boilerplate mengacu pada paragraf atau bagian standar yang memberikan informasi dasar tentang suatu organisasi, seperti sejarah, misi, produk atau layanan utama, dan detail kontak. Boilerplate sering digunakan di akhir siaran pers atau materi promosi untuk memberikan gambaran umum yang konsisten dan ringkas tentang organisasi tersebut.
• Op-Ed (artikel kontribusi atau bylines): Op-ed (singkatan dari “opposite the editorial”) adalah jenis artikel yang mengungkapkan pendapat atau sudut pandang penulis, biasanya seorang pakar atau tokoh berpengaruh, tentang topik tertentu. Byline dan opini memberikan kesempatan bagi individu atau organisasi untuk menunjukkan keahlian mereka dan berkontribusi pada wacana publik tanpa secara langsung mempromosikan perusahaan mereka sendiri.
• Eksklusif: dalam PR, eksklusif mengacu pada penawaran berita, wawancara, atau konten tertentu hanya kepada satu outlet media atau jurnalis, yang memberi mereka akses dan hak eksklusif untuk mempublikasikannya sebelum yang lain. Pendekatan ini sering digunakan untuk mengamankan liputan yang lebih mendalam, menghasilkan dampak yang lebih besar, atau membangun hubungan yang lebih kuat dengan mitra media tertentu.
• Embargo: dalam PR, embargo adalah perjanjian antara sumber (seperti perusahaan atau profesional PR) dan jurnalis atau outlet media. Embargo memberikan akses awal ke informasi atau berita dengan syarat tidak dipublikasikan atau dirilis hingga tanggal dan waktu yang ditentukan. Jurnalis dapat mempersiapkan berita terlebih dahulu sambil memastikan liputan yang terkoordinasi dan simultan.
• Pitch: Dalam PR, pitch mengacu pada komunikasi yang ditargetkan dalam bentuk pesan/proposal singkat yang dikirimkan kepada jurnalis, editor, atau influencer untuk membujuk mereka meliput berita, acara, atau produk tertentu. Pitch biasanya berisi pesan yang ringkas dan menarik yang menyoroti aspek-aspek kunci dan sudut pandang unik dari cerita tersebut untuk menarik minat penerima.
• Media List alias Daftar Media: Kumpulan kontak yang dikurasi, termasuk jurnalis, reporter, editor, dan influencer, yang relevan dengan kampanye atau inisiatif PR tertentu dan dapat ditargetkan untuk penjangkauan dan komunikasi media.
• Media Kit (press kit atau paket media): Kumpulan materi yang diberikan kepada jurnalis untuk memfasilitasi liputan media dengan menawarkan sumber daya yang komprehensif seperti gambar dan informasi latar belakang tentang suatu merek, produk, acara, atau individu.

Strategi dan Manajemen

• Manajemen krisis: Proses terkoordinasi untuk mengidentifikasi, mempersiapkan, menanggapi, dan memulihkan diri dari suatu situasi krisis guna meminimalkan dampak negatifnya terhadap organisasi, yang sama halnya dengan Crisis Communication.
• Manajemen reputasi: Manajemen reputasi adalah proses strategis untuk memantau, memengaruhi, dan mempertahankan citra publik yang positif bagi individu, perusahaan, atau merek. Ini mencakup pengelolaan percakapan daring dan luring, menanggapi umpan balik negatif secara profesional, serta menyoroti konten positif untuk membangun kepercayaan, loyalitas, dan kredibilitas.  

Wawancara

• On the Record: Merujuk pada informasi yang diberikan oleh narasumber selama wawancara yang dapat dikaitkan dengan narasumber tersebut berdasarkan namanya dan dapat dikutip langsung dalam publikasi atau siaran.
• Off the Record: Kondisi yang ditetapkan oleh narasumber selama wawancara yang menunjukkan bahwa informasi yang dibagikan tidak boleh dikaitkan dengan narasumber dan tidak dapat dipublikasikan atau dilaporkan.
• On Background: Perjanjian yang dibuat antara narasumber dan jurnalis selama wawancara, yang memungkinkan jurnalis untuk menggunakan informasi yang diberikan untuk pelaporan mereka tetapi tanpa secara langsung mengaitkannya dengan narasumber tersebut berdasarkan namanya.

Distribusi

• Owned Media: Media milik sendiri mengacu pada saluran dan aset digital yang sepenuhnya dikendalikan oleh suatu organisasi atau individu, seperti situs web, blog, dan profil media sosial.
• Earned Media: Earned media adalah publisitas dan eksposur yang diperoleh melalui liputan media, dari mulut ke mulut, atau viral sharing, yang merupakan fokus utama upaya hubungan masyarakat untuk menghasilkan perhatian organik dan liputan positif.
• Paid Media: Media berbayar mencakup konten iklan atau promosi yang dibayar oleh suatu organisasi atau individu untuk menjangkau target audiens, termasuk saluran tradisional dan digital.
• Feature Story atau Artikel Utama: Artikel yang lebih dari sekadar liputan berita, biasanya menyoroti sudut pandang unik, minat manusia, atau analisis mendalam tentang topik, peristiwa, atau isu tertentu, sering kali melibatkan wawancara dan teknik bercerita.
• Profile Story: Artikel yang berfokus secara khusus pada sejarah, latar belakang, pencapaian, dan aspek penting suatu perusahaan atau individu, memberikan ikhtisar dan wawasan komprehensif tentang perjalanan, pencapaian, dan dampaknya.
• Repost: Tindakan berbagi atau membagikan ulang konten, seperti artikel, gambar, atau video, di platform media sosial atau kanal daring lainnya. Ini melibatkan berbagi konten yang awalnya dibuat dan dipublikasikan oleh orang lain, dengan atribusi dan izin yang sesuai.
• Reactive Reporting atau Pelaporan Reaktif: Mengacu pada tindakan jurnalis atau reporter yang menanggapi berita atau peristiwa yang ada dan secara mandiri menulis artikel atau berita berdasarkan inisiatif mereka sendiri, dengan memberikan perspektif atau analisis unik mereka.
• Sending over the wire/wire service: Pengiriman melalui kawat atau menggunakan jasa kawat mengacu pada pendistribusian siaran pers atau artikel berita ke berbagai media secara bersamaan melalui jasa kawat berita komersial. Hal ini memastikan penyebaran informasi yang luas kepada jurnalis, kantor berita, dan pelanggan lainnya.
• Sponsored/ Paid Content: Konten bersponsor atau berbayar mengacu pada materi promosi, artikel, atau bentuk konten lain yang dibuat atau didukung oleh suatu merek atau organisasi dan diterbitkan atau didistribusikan melalui berbagai saluran media.

Media dan interaksi publik

• Kalender editorial adalah jadwal terperinci untuk semua konten yang akan dibuat, dipublikasikan, dan dipromosikan oleh sebuah organisasi. Alat ini membantu mengatur alur kerja, melacak semua detail seperti topik, format, tanggal tenggat, dan penanggung jawab, serta memastikan konsistensi dalam publikasi konten di berbagai saluran. 
• Tayangan: Frekuensi suatu konten berpotensi dilihat yakni jumlah kali suatu konten (seperti postingan, iklan, atau informasi) ditampilkan kepada audiens, yang bisa diukur dengan metrik seperti impresi. 
• Influencer: Individu yang memiliki kekuatan untuk memengaruhi opini orang lain, seperti blogger terkemuka atau tokoh media sosial.

Terminologi PR secara singkat ini sekiranya dapat membantu Anda untuk memahami mengenai istilah dan konsep kunci di industri public relations. Dengan dinamisnya lanskap PR, maka istilah-istilah baru mungkin saja akan muncul ke depannya. SEQARA Communications akan melakukan update ketika ada istilah penting lainnya yang belum tertulis di sini.

Penulis: Aditya Wardhana